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En tant que chef d’entreprise, qu’elle soit petite, moyenne ou grande, il est parfois difficile de gérer toutes les tâches administratives et opérationnelles. Si vous n’avez pas assez de moyens pour embaucher du personnel pour ces différentes tâches, ce défaut de gestion peut avoir de mauvaises répercussions sur l’évolution de votre entreprise. Pour pallier ce problème, plusieurs dirigeants d’entreprises ont recours au service de permanence téléphonique. Cela leur permet entre autres de se décharger des tâches administratives de l’entreprise telles que le secrétariat. Dans la suite de cet article, nous vous dirons pourquoi il est important d’opter pour une solution de secrétariat à distance.
Pour améliorer votre productivité
Le secrétariat à distance connaît du succès ces dernières années, en partie à cause des nombreux avantages qu’il offre aux entreprises. La solution de secrétariat à distance permet entre autres de ne rater aucun appel. Cela est important pour garder une bonne relation entre vous et vos clients. En effet, beaucoup de consommateurs accordent du crédit aux entreprises sur la base de la façon dont les services clients des entreprises reçoivent et traite leurs préoccupations. Alors, si vous ne décrochez pas les appels des personnes qui contactent votre service client, vous risquez de voir baisser l’estime que vous portent vos clients.
En outre, si vous optez pour cette solution, vous pourrez vous occuper librement d’autres activités. Le service de secrétariat se chargera de toutes les tâches administratives que vous ne pouvez pas effectuer. De plus, vous pouvez solliciter ce service quand vous le souhaitez selon vos besoins, il ne constitue donc pas une charge financière permanente. Voici quelques prestations dont vous bénéficiez avec le secrétariat à distance :
- la réception et la rédaction de vos différents courriers ;
- l’organisation des rendez-vous de l’entreprise ;
- la réception et le règlement des factures ;
- la gestion de votre service après-vente.
L’accomplissement de ces différents services est essentiel pour la productivité et la croissance d’une entreprise.
La flexibilité du service
Le secrétariat à distance peut également vous permettre de bénéficier de services flexibles. En effet, pour profiter d’un secrétariat à distance, il n’y a pas de documents administratifs particuliers à fournir. Vous pouvez alors solliciter le service lorsque vous en avez besoin et en un temps record, car l’établissement de certains documents administratifs prend parfois assez de temps.
Par ailleurs, avec le secrétariat à distance, vous pouvez bénéficier d’un service de bonne qualité. En effet, en dépit du fait que vous soyez chef d’entreprise, vous pouvez ne pas avoir les compétences requises pour la gestion d’un secrétariat administratif. Vous pouvez alors faire appel à un service externe pour bénéficier des services de secrétaires experts. Peu importe votre domaine d’activité, vous aurez des secrétaires à distance pour traiter vos besoins.
Par ailleurs, au-delà, de la qualité du service dont vous pourrez bénéficier, les secrétariats externes offrent aussi un avantage économique. En effet, si vous êtes une petite entreprise et que vous ne disposez pas d’assez de moyens pour embaucher un secrétaire à plein temps, le secrétariat externe est une aubaine pour vous. Cette option vous aidera à faire des économies, car vous n’aurez pas à acheter de nouveaux équipements pour un secrétaire.